Firmele mari, cu un volum foarte mare de documente incep sa se gandeasca din ce in ce mai mult la o modalitate alternativa de arhivare a documentelor decat in forma fizica.
Ultimul demers legislativ care s-a efectuat in acest sens este : ORDINUL nr. 488 din 15 iunie 2009 privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică.
Acest ordin stabileste procedura de verificare şi omologare de către Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (MCSI) a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică.
Prevederi :
• emitentul facturii în formă electronică are obligaţia să folosească un sistem informatic omologat de MCSI (va înainta in acest sens o cerere scrisă prin care va solicita începerea procedurii de omologare a sistemului informatic);
Pe langa cererea prevazuta anterior mai trebuie pregatit urmatorul set de documente :
– raportul de audit;
– descrierea funcţională a sistemului informatic;
– planul de securitate a sistemului informatic;
– certificări privind securitatea sistemului informatic;
– declaraţia pe propria răspundere a auditorului, prin care este exprimată independenţa sa faţă de emitentul
facturii în formă electronică şi producătorul sistemului informatic auditat;
– dacă este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizării procesului de conversie;
– dovada achitării tarifului de omologare;
• Ordinul de omologare este emis în termen de 30 de zile de la data transmiterii documentaţiei, în urma
verificării conformităţii sistemului informatic cu cerintele stabilite;
Ordinul de omologare este valabil pe o perioadă de un an, procedura de reînnoire fiind similară cu cea de emitere.
• Persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi în formă electronică pot externaliza aceste servicii în
temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronică;
• Auditul este realizat de către un auditor independent faţă de emitentul facturii în formă electronică şi faţă de producătorul sistemului informatic a cărui omologare se solicită.
